Vykdoma...
   
Kaip apsisaugoti nuo nepageidaujamo darbuotojų elgesio socialinės žiniasklaidos priemonėse

Rokas Janauskas

 

 

Apsaugoti įmonių reputaciją tampa vis sunkiau dėl populiarėjančios socialinės žiniasklaidos. Grėsmę  kelia darbuotojų ir klientų komunikacija socialiniuose tinkluose ar kituose socialinės žiniasklaidos priemonėse.  Jei nuo klientų neigiamos komunikacijos bandoma apsisaugoti atvirumu ir klientų pasitenkinimo kėlimu, tai siekiant  apsisaugoti nuo nepageidaujamų darbuotojų veiksmų socialinės žiniasklaidos priemonėse vis dažniau imamasi priemonių priimant tvarkas ar politikas, kurių tikslas reguliuoti darbuotojų elgesį socialinės žiniasklaidos erdvėje.

Socialinė žiniasklaida, konkrečiai socialiniai tinklai, yra ta erdvė, kur žmonės gali žaibiškai paskleisti informaciją, įskaitant neigiamą ar melagingą informaciją apie įmonę, taip pat atskleisti nepageidautiną ar konfidencialią informaciją.  Dėl plataus socialinės žiniasklaidos paplitimo ir prieinamumo bet koks nepageidautinas informacijos pasirodymas socialiniuose tinkluose gali padaryti įmonei žalos ir sukelti nepageidaujamus padarinius. Paprastai žmonės labiau linkę tikėti tokia informacija, priimdami ją kaip informaciją „iš vidaus“, nei oficialiais įmonės pranešimais. 

Dažnu atveju informaciją apie įmonę paskelbia jos darbuotojai. Vienas iš būdų nuo to apsisaugoti - tai motyvuoti darbuotojus  ir formuoti tokią organizacinę kultūrą,  kurioje darbuotojai  jaustų atsakomybę ir neskleistų neigiamos informacijos apie įmonę.  Tačiau vien pozityvių priemonių gali ir nepakakti, todėl vis daugiau įmonių priima gaires ar  taisykles, skirtas  padėti darbuotojams suprasti, ką įmonė laiko tinkamu elgesiu ir kokia informacija apie įmonę ar jos veiklą darbuotojai gali dalintis ar aptarinėti socialinėje erdvėje.

Turi būti nustatyta tvarka

Siekiant suteikti darbuotojams aiškumo ir išreikšti įmonės lūkesčius dėl darbuotojų elgesio socialinės žiniasklaidos erdvėje įmonėje turi būti priimtos ir patvirtintos visiems darbuotojams taikomos Socialinės žiniasklaidos elgesio gairės ar tvarka. 

Įmonė turėtų nustatyti bent  pagrindinius darbuotojų elgesio reikalavimus, kiek tai susiję su informacija apie įmonę, jos darbuotojus ar kitus susijusius asmenis (klientus, partnerius, dukterines įmones), darbuotojui naudojantis socialinės žiniasklaidos priemonėmis tiek asmeniniais tikslais (darbo ir ne darbo metu) , tiek ir vidinėmis įmonės socialinės žiniasklaidos priemonėmis, esančiomis įmonės tinkluose ir prieinamomis tik įmonės darbuotojams.

Pirmiausia  turėtų būti apibrėžta, kaip įmonė supranta socialinę žiniasklaidą. Beveik visais atvejais socialinė žiniasklaida turėtų apimti socialinius ar profesinius tinklus kaip Linkedin, Twitter, Facebook, MySpace, taip pat wiki, blog‘us , nuotraukų ir video keitimosi tinklalapius ir kitas internetines bendravimo priemones, kur vartotojai daugiausia kuria ar prisideda prie turinio kūrimo.     

Antra, būtina įtvirtinti, kad yra draudžiami bet kokie veiksmai ar elgesys socialinės žiniasklaidos priemonėse, kurie gali pakenkti įmonės, jos darbuotojų ar klientų reputacijai ar padaryti jiems žalos, neatsižvelgiant į tai , kur ir kada tokie veiksmai būtų atlikti.

Trečia,  reikėtų nustatyti pareigą darbuotojams elgtis apdairiai bei prisiimti atsakomybę už informaciją, kurią jie sukuria ar įkelia, kai tik ta informacija yra susijusi ar atspindi įmonę, jos darbuotojus, klientus ar partnerius, neatsižvelgiant į tai, ar informacijos paskleidimas įvyko darbo metu ar ne, naudojantis įmonės priemonėmis ar ne.

Ketvirta, svarbu apibrėžti bendrą darbuotojų pareigą veikti rūpestingai ir susilaikyti nuo veiksmų, kurie gali pakenkti įmonei, ypatingai visais aiškiai neapibrėžtais atvejais kreiptis į atsakingus įmonės darbuotojus. 

Nepageidaujami veiksmai ir elgesys

Įmonė gairėse ar tvarkoje  turi bent minimaliai apibrėžti, kokie darbuotojo veiksmai yra nepriimtini ir koks jo elgesys laikomas nepageidautinu. Konkretūs veiksmai ar elgesys turėtų būti nustatytas atsižvelgiant į konkrečios įmonės identifikuotas rizikas ir organizacinę kultūrą, tačiau galima būtų įžvelgti ir tam tikrus bendrus principus.

Įmonė  turėtų riboti darbuotojui galimybę panaudoti įmonės prekių ar paslaugų ženklus ar logotipus,  taip pat minėti ar naudoti įmonės pavadinimą ar kitus duomenis asmeninėse darbuotojo socialinės žiniasklaidos priemonėse, išskyrus atvejus, kai įmonės pavadinimas būtų naudojamas nurodyti, kad darbuotojas dirba arba dirbo įmonėje.

Taip pat turėtų būti draudžiama  nurodyti, minėti  ar skleisti informaciją apie įmonės partnerius, tiekėjus ar klientus, atskleisti ar viešinti  įmonės komercines ar gamybines paslaptis, kitą įmonės konfidencialią ar neviešinamą informaciją,  skleisti melagingą informaciją ar nepriimtiną informaciją apie kitus įmonės darbuotojus, vadovus, darbo eigą ar darbo procesus (idealiu atveju informacija apie kitus darbuotojus neturėtų būti skleidžiama be jų sutikimo),  talpinti ar skleisti informaciją apie įmonės teisinius procesus, inspekcijas ar tikrinimus, naudoti įmonės kontaktus ar el. pašto adresą kaip savo kontaktinę informaciją socialinėje žiniasklaidoje.

Darbuotojams, ypač rašantiems tinklaraščius, turėtų būti nustatytas reikalavimas susilaikyti nuo įmonės verslo, veiklos, paslaugų, produktų, darbuotojų, klientų, partnerių ar konkurentų aptarinėjimo, ir visais atvejais, pateikti informaciją, kad tinklaraštyje pateikiamas asmeninis, o ne įmonės požiūris ar nuomonė.

Vidinės socialinės žiniasklaidos priemonėms turėtų galioti panaši tvarka, išskyrus tai, kad galėtų būti toleruojamas didesnis informacijos atskleidimo lygis.  Pagrindinės gairės siekiant padėti darbuotojams teisingai naudotis vidinėmis socialinės žiniasklaidos priemonėmis turėtų  skatintų neskleisti konfidencialios ar jautrios informacijos, neskleisti melagingos, piktybiškos, netinkamą elgesį propaguojančios ar kitos netinkamos informacijos, pagarbiai atsiliepti apie įmonę, jos vadovu, darbuotojus, klientus, partnerius ar konkurentus.

Svarbu, kad įmonė skirtų dėmesio ne tik draudimams, bet taip pat nustatytų bent pagrindines gaires, kurių turi laikytis darbuotojai naudodami socialinės žiniasklaidos priemones darbo tikslais, pvz. nustatyti, kurie darbuotojai yra įgalioti bendrauti ar teikti informaciją įmonės vardu, kas priima sprendimus dėl informacijos turinio ir pan.  

Įgyvendinimas

Socialinės žiniasklaidos elgesio tvarka turi įsilieti į įmonės sistemą ir derėti su kitomis darbo tvarkomis. Todėl svarbu darbuotojams priminti, kad įmonėje gali galioti ir kitos tvarkos (jei tokios yra), kurios reguliuoja įmonės informacijos ir IT priemonių panaudojimą ar elgesį skaitmeninėje erdvėje (pvz. komercinės gamybinės paslapties ar konfidencialios informacijos sąrašai, darbo su IT sistema tvarkos (el. pašto, interneto naudojimo) ir kitos), o taip pat jos galioja darbuotojo elgesiui socialinės žiniasklaidos erdvėje.

Darbuotojams, kuriems būtų suteikti įgaliojimai naudotis socialinės žiniasklaidos priemonėmis vykdant jų darbines funkcijas, gali būti nustatytos papildomos gairės ar tvarkos,  reguliuojančios socialinės žiniasklaidos priemonių panaudojimą verslo tikslais.

Daugiau aiškumo įneštų, jeigu įmonės sudaromose darbo sutartyse ir darbo tvarkos taisyklėse būtų užuominos apie  įmonės reputacijos apsaugą įskaitant skaitmeninėje erdvėje. Taip pat būtų nustatyti darbuotojo įsipareigojimai nedaryti žalos darbdavio reputacijai ir susilaikyti nuo bet kokių veiksmų, kurie gali sukelti darbdavio nepasitenkinimą ar nepasitikėjimą.

Jeigu įmonėje galioja minėtos tvarkos ir taisyklės, konkretiems darbuotojams už nustatytų tvarkų pažeidimus galėtų būti taikoma drausminė atsakomybė, o ypatingais atvejais ir atleidimas iš darbo.  Darbuotojas privalo laikytis darbdavio nustatytos vidaus tvarkos, todėl priešingi darbuotojo veiksmai būtų laikomi vidaus tvarkos pažeidimu.  Tačiau konkreti socialinės žiniasklaidos tvarka, vis dėlto neturi būti aiškinami ar taikomi taip, kad trukdytų darbuotojui užsiimti suderinamomis su tvarka veiklomis arba susilaikyti nuo tokių veiklų.

 

  

Tinklapio kūrimą rėmė